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O que é gestão documental?

O que você precisa saber sobre Gestão Documental

O que é gestão documental

A Gestão Documental, também conhecida como gestão de documentos, é uma metodologia utilizada para armazenar, organizar e consultar documentos que contenham informações que são trocadas entre membros de uma corporação e que os utilizam para a tomada de decisões relacionadas ao seu negócio. Dentro de uma organização, a importância da gestão documental é permitir a partilha de documentos de forma a simplificar e agilizar os processos administrativos e burocráticos relacionados ao negócio da companhia.

Toda empresa – principalmente no Brasil – convive com um volume monstruoso de documentos e processos burocráticos que dificilmente podem ser eliminados ou descartados. Para tentar se livrar desse problema, acabam adotando medidas equivocadas como armazenar tudo num armário ou em salas inadequadas e bagunçadas. São medidas precipitadas que geram desorganização documental e propiciam alto risco de perda, vazamento das informações, dificuldade e demora para localizar documentos que necessitam ser consultados com urgência e até prejuízos financeiros.

Os riscos da não adoção da gestão documental

Uma gestão documental desorganizada pode até causar perda da capacidade instalada da empresa, que passa a ocupar espaços, que poderiam ser mais úteis, somente para armazenar a papelada. Além do fato do m² caríssimo nas grandes cidades e recursos humanos apenas para a guarda de documentos, aumentando ainda mais o custo indireto da empresa. O que parecia ser simplesmente um monte de papel, acaba se tornando um gerador de custos na sua gestão.

A melhor saída para retomar a eficiência é uma gestão documental bem planejada e organizada. As vantagens com a implementação da gestão documental são imensas e podem ser vistas com a certeza da segurança da informação, praticidade e velocidade para localizar um dado importante em momentos emergenciais e liberação de espaço físico nas empresas.

Os benefícios da gestão documental

Administrar e gerenciar documentos utilizando os conceitos da gestão documental proporciona às empresas privadas e entidades públicas maior controle sobre as informações que produzem e recebem.

Com o contínuo avanço da tecnologia, que aumenta o fluxo de dados na internet e em sistemas internos, as empresas investem cada dia mais na gestão documental para aumentar sua eficiência perante uma alta burocracia. A grande maioria das empresas que adotam as metodologias da gestão documental acabam conseguindo um ótimo custo benefício, pois conseguem a redução de documentos em papel, padronizam processos e ganham em rapidez e produtividade. Além de facilitar a implantação de normas de qualidade, ganhando espaço físico dentro das instalações da instituição.

Além destes benefícios, as organizações aprimoram o processo de pesquisa da informação contida nos documentos, o que facilita ans tomadas de decisão. No quesito segurança, podem contar com um backup de recuperação da informação caso ocorra algum acidente no espaço físico da companhia. O sistema de gestão documental também possui mecanismo de segurança que criam graus hierárquicos dentro do sistema, restringindo possibilidade de acesso a dados importantes ou confidenciais.

A gestão documental é essencial ao bom desempenho de uma empresa, além de simbolizar um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação aumenta consideravelmente a chance de perda de documentos, dificulta a consulta rápida às informações relacionadas à própria empresa e seus clientes e aumenta a lentidão no controle dos fluxos de informação.

Como adotar uma gestão documental eficiente

O primeiro passo é a digitalização de todas as informações. Assim, todos os documentos podem ser disponibilizados por meio de um portal, para que sejam acessados onde e quando sua equipe precisar. A adoção de métodos digitais para a gestão documental também torna possível criar sistemas de restrição e permissão de acesso aos funcionários autorizados e a utilização de softwares altamente velozes para a busca da informação com tecnologias que permitem acompanhamento detalhado, anotações, relatórios e outros procedimentos eficazes para o dia a dia da companhia.

A implementação de um sistema de gestão documental e processos é um fator decisivo para os negócios de uma organização por permitir à empresa gerir toda a informação não estruturada.  

Dentro deste processo existem diversas fases de funcionamento dentro de uma companhia. Primeiro um documento é recebido e passa pela fase da desmaterialização, na qual será digitado e passará do formato de papel para o formato eletrônico. Depois disso, todos os documentos, já desmaterializados e em formato eletrônico, passam por um processo de classificação. Na terceira fase, são definidos os diversos estágios do ciclo de vida dos documentos, como por exemplo: quando deve ocorrer sua publicação, aprovação, encaminhamento, reencaminhamento e até sua destruição. Por fim, o usuário tem a possibilidade de localizar o arquivo por meio de um sistema de busca, isto serve para eventuais edições, atualizações ou consultas para pesquisas ou tomadas de decisão.

Para que a gestão documental se torne eficiente, é necessário que ela seja bem planejada e que cada etapa seja respeitada. Após a desmaterialização dos documentos, é preciso indexa-los, criando critérios de classificação para cada um deles. Após esta fase vem a hora de normatizar os processos, estabelecendo um workflow para seu arquivamento, pesquisa e consulta.

Outro ponto fundamental que se torna a grande alma da gestão documental é estabelecer um método ou ferramenta de pesquisa dos documentos. Um motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo, título ou classificação, permitindo localizar e disponibilizá-lo imediatamente e em qualquer lugar ligado à instituição.

Uma boa ferramenta de busca para a localização dos documentos sempre que necessários impacta diretamente na redução de custo, além de impulsionar o aumento de produtividade em geral de todas as equipes envolvidas e que dependem desta gestão documental.

A Metrópole Logística utiliza princípios da gestão documental para prestação do serviço gestão de correspondências, que permite o rastreamento das correspondências que circulam dentro da empresa. Um serviço especialmente eficiente em empresas com diversos escritórios e filiais, ou um número muito grande de funcionários.  Para tirar mais dúvidas sobre o serviço de gestão de correspondências, entre em contato com a Metrópole e peça uma demonstração. 

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Gestão de correspondências internas
Gestão de correspondências com a Metrópole Logística

O serviço de gestão de correspondências da Metrópole Logística permite rastrear todos os documentos que circulam dentro da empresa.

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